Elektronische Rechnung: was kleine Betriebe jetzt vorbereiten sollten

Die elektronische Rechnung ist für viele kleine Betriebe kein Softwarethema, sondern ein Gewohnheitsthema. Wer seit zwanzig Jahren ein Dokument schreibt, ausdruckt und als Anhang verschickt, muss den Ablauf einmal umstellen.

Elektronische Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei

Eine Rechnung als PDF im Anhang ist noch keine elektronische Rechnung im rechtlichen Sinn. Gemeint ist ein strukturiertes Format, das die Gegenseite maschinell einlesen kann. Genau darin liegt der Nutzen: weniger Tippen, weniger Rückfragen, schnellere Zahlung.

• Klären, welches Format Ihre Kunden erwarten
• Prüfen, ob Ihre Rechnungssoftware es bereits erzeugt
• Auch den Empfang strukturierter Rechnungen vorbereiten

Den Zeitplan klärt die Steuerberatung

Die Umstellung erfolgt gestaffelt, und die Anforderungen unterscheiden sich nach Größe und Geschäftsmodell. Übernehmen Sie hier keine Termine aus zweiter Hand: Fragen Sie Ihre Steuerberatung, was für Ihren Betrieb ab wann gilt, und notieren Sie die Antwort mit Datum. Diese eine Frage ersetzt jede Recherche.

Der Aufwand liegt nicht in der Technik. Er liegt darin, den eigenen Ablauf einmal sauber neu zu beschreiben.

Die Umstellung als Gelegenheit nutzen

Wer ohnehin an die Rechnungsstellung geht, kann gleich mitnehmen, was seit Jahren stört: fehlende Bestellnummern, unklare Leistungsbeschreibungen, uneinheitliche Zahlungsziele. Eine Rechnung, die auf Anhieb verstanden wird, wird auch schneller bezahlt.

Beginnen Sie mit den zwei oder drei größten Kunden. Wenn deren Rechnungen sauber durchlaufen, ist der Rest eine Wiederholung.

Was sich im Alltag ändert

Drei Dinge fallen sofort auf: Die Rechnungsnummern müssen lückenlos vergeben werden, die Stammdaten Ihrer Kunden müssen stimmen, und handschriftliche Nachträge auf dem Ausdruck funktionieren nicht mehr. Wer diese drei Punkte vor der Umstellung sauber hat, erlebt den Rest als Formatwechsel und nicht als Umbruch. Planen Sie außerdem einen Testlauf mit einem geduldigen Kunden ein, bevor Sie umschalten.