Cloud-Speicher im Betrieb: Dateien teilen, ohne die Kontrolle zu verlieren

Der USB-Stick in der Schublade ist noch immer die verbreitetste Form der Datenablage in kleinen Betrieben. Er funktioniert, bis er verloren geht, und dann funktioniert nichts mehr.

Cloud-Speicher ordnet zuerst die Struktur

Bevor eine einzige Datei hochgeladen wird, gehört die Ordnerstruktur festgelegt: nach Bereich, dann nach Jahr, dann nach Vorgang. Wer die alte Unordnung überträgt, hat sie danach an einem neuen Ort und zusätzlich synchronisiert.

• Eine Struktur, die auch eine Vertretung versteht
• Dateinamen mit dem Datum am Anfang
• Keine Ordner mit dem Namen Sonstiges

Zugriffsrechte sind kein Misstrauen

Nicht jede Person im Betrieb braucht Zugriff auf Personalunterlagen oder Verträge. Rechte pro Ordner zu vergeben ist keine Frage des Vertrauens, sondern eine Anforderung des Datenschutzes, sobald personenbezogene Daten im Spiel sind. Halten Sie außerdem fest, wer beim Ausscheiden einer Person welche Zugänge entfernt.

Ein gemeinsamer Speicher ist nur so gut wie die Regel, wer was sehen darf.

Anbieter und Standort prüfen

Prüfen Sie vor der Auswahl, wo die Daten gespeichert werden und welche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung der Anbieter bereitstellt. Seriöse Anbieter stellen diese Unterlagen ohne Nachfrage zur Verfügung. Achten Sie zusätzlich auf eine Anmeldung mit zwei Faktoren und aktivieren Sie sie für alle Konten, nicht nur für Ihr eigenes.

Und eine Selbstverständlichkeit, die trotzdem oft fehlt: Ein Cloud-Ordner ist keine Datensicherung. Er schützt vor dem verlorenen Stick, nicht vor der versehentlich gelöschten Datei und nicht vor einem Angriff auf Ihre Konten.

Der Umzug braucht einen Stichtag

Setzen Sie ein Datum, ab dem nur noch der neue Speicher gilt, und übertragen Sie vorher gemeinsam die laufenden Vorgänge. Altbestände wandern in einen Ordner mit dem Namen Archiv und werden nur bei Bedarf aufgeräumt. Wer beides parallel betreibt, sucht künftig an zwei Orten statt an einem.