Digitale Buchhaltung: Belege erfassen, ohne den Schuhkarton zu füllen

Der Monatsabschluss dauert in vielen Betrieben nicht deshalb so lange, weil die Buchhaltung kompliziert wäre, sondern weil zuerst zwei Stunden lang Belege gesucht werden.

Digitale Buchhaltung beginnt beim Beleg

Der Beleg wird abfotografiert, sobald er entsteht: an der Kasse, im Fahrzeug, am Schreibtisch. Was am selben Tag erfasst wird, muss nie gesucht werden. Alles andere landet im Stapel und kostet später das Vielfache an Zeit.

• Eine App, die alle im Betrieb auf dem Telefon haben
• Eine feste Regel: erfassen vor dem Feierabend, nicht am Monatsende
• Eine Person, die einmal pro Woche auf Vollständigkeit schaut

Die Übergabe an die Steuerberatung entscheidet

Der größte Effekt entsteht nicht in Ihrem Betrieb, sondern an der Schnittstelle. Wenn Ihre Software die Daten in der Form liefert, die Ihre Steuerberatung ohnehin verwendet, entfällt doppelte Arbeit auf beiden Seiten. Fragen Sie deshalb vor der Auswahl, womit dort gearbeitet wird, und nicht danach.

Die beste Buchhaltungssoftware ist die, mit der Ihre Steuerberatung schon arbeitet.

Anforderungen ernst nehmen

Für digital geführte Belege gelten Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. Eine seriöse Lösung erfüllt sie und weist das auch nach. Klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung, welche Unterlagen Sie zusätzlich in Papier behalten und welche nicht.

Der spürbare Gewinn zeigt sich erst nach zwei oder drei Monaten. Dann ist der Abschluss keine Suchaktion mehr, sondern ein Termin, der schon vorbereitet ist, bevor er beginnt.

Die Umstellung in kleinen Schritten

Beginnen Sie mit den Ausgabenbelegen, weil dort die meiste Sucherei entsteht. Wenn das nach zwei Monaten sitzt, folgen Kassenbelege und Bankauszüge, danach die Rechnungsstellung. Wer alles gleichzeitig umstellt, hat drei Baustellen und keine funktionierende Buchhaltung und kehrt erfahrungsgemäß zum Schuhkarton zurück.