Datensicherung im Kleinbetrieb: Backups, die im Ernstfall funktionieren

Ein Betrieb merkt am Zustand seiner Datensicherung nichts, solange alles läuft. Auffällig wird sie an genau einem Tag, und an diesem Tag ist es für Verbesserungen zu spät.

Datensicherung nach einer einfachen Regel

Bewährt hat sich der Grundsatz: mehrere Kopien, auf unterschiedlichen Medien, davon eine außer Haus. Für einen kleinen Betrieb heißt das meistens: die Arbeitsdaten am Rechner, eine automatische Sicherung auf eine externe Platte, eine weitere an einem anderen Ort oder bei einem Anbieter.

• Automatisch, nicht von Hand, sonst geschieht es nicht
• Eine Kopie räumlich getrennt vom Betrieb
• Getrennte Zugangsdaten für die Sicherung

Ungeprüfte Sicherungen sind keine Sicherungen

Die häufigste Überraschung ist nicht die fehlende Sicherung, sondern die, die seit acht Monaten mit einer Fehlermeldung abbricht, die niemand liest. Setzen Sie sich einen Termin im Quartal und spielen Sie testweise eine Datei zurück. Erst dieser Test macht aus einer Hoffnung eine Sicherung.

Sie haben kein Backup, bis Sie einmal etwas daraus wiederhergestellt haben.

Der Ernstfall braucht einen Zettel

Wenn ein Rechner ausfällt oder ein Konto gesperrt wird, sucht niemand ruhig nach Zugangsdaten. Halten Sie auf einem Blatt fest, welche Systeme es gibt, wo die Sicherungen liegen, wer im Notfall anzurufen ist und in welcher Reihenfolge wiederhergestellt wird. Dieses Blatt gehört an einen Ort, der nicht auf demselben Rechner liegt.

Eine Stunde im Quartal genügt für das Ganze. Verglichen mit einer Woche ohne Kundendaten ist das die einfachste Rechnung des Betriebsjahres.

Auch die Zugänge gehören gesichert

Daten allein nützen wenig, wenn niemand mehr an die Systeme kommt. Führen Sie eine Übersicht der wichtigen Konten mit Zugangswegen, hinterlegten Telefonnummern und der Frage, wer im Vertretungsfall darf. Ein Passwortmanager mit Notfallzugriff löst das sauberer als der Zettel unter der Tastatur, den ohnehin jeder im Betrieb kennt.