Wochenplanung im Betrieb: warum der Montagmorgen über die Woche entscheidet

Am Montagmorgen entscheidet sich, ob eine Woche läuft oder ob sie einen jagt. In vielen kleinen Betrieben beginnt sie mit dem ersten Anruf, und danach übernimmt der Zufall die Reihenfolge.

Wochenplanung dauert dreißig Minuten

Ein fester Termin am Montag, dieselbe Uhrzeit, dieselbe Liste: Welche Termine stehen an, was fehlt noch, wer ist wo eingeteilt, was ist aus der Vorwoche liegen geblieben. Wer das schriftlich macht, statt es im Kopf zu behalten, gewinnt die Woche zurück.

• Termine und Fahrten zuerst, sie sind am wenigsten verschiebbar
• Bestellungen und Rückrufe in einen Block legen
• Einen halben Tag als Puffer für das Unvorhergesehene freihalten

Der Puffer ist kein Luxus

Betriebe ohne Puffer arbeiten jede Störung mit Überstunden ab. Wer dagegen von vornherein Luft einplant, hat für den kurzfristigen Notfall eines Stammkunden Platz und muss keinen anderen Termin absagen. Das ist kein Zeitverlust, sondern Zuverlässigkeit.

Der Plan trifft nie so ein, wie er dasteht. Aber ohne Plan merken Sie erst am Freitag, was Sie vergessen haben.

Absprachen gehören an einen Ort

Ob Tafel in der Küche, gemeinsamer Kalender oder ausgedruckter Wochenzettel: Entscheidend ist, dass es genau einen Ort gibt und alle ihn kennen. Zwei parallele Systeme sind schlechter als eines mit Lücken, weil niemand mehr weiß, welches gilt.

Am Freitagnachmittag folgt der zweite feste Termin, und er dauert zehn Minuten: Was ist offen, was wandert in die nächste Woche, welche Rechnung kann noch heute raus. Diese zehn Minuten sind der Grund, warum der Montag danach ruhiger beginnt.

Wenn mehrere Leute planen

Sobald zwei Personen Termine vergeben, braucht die Planung eine klare Zuständigkeit: Eine Person trägt ein, alle anderen melden. Ohne diese Regel entstehen Doppelbelegungen, die niemand bemerkt, bis zwei Leute vor derselben Tür stehen. In Betrieben mit Bereitschaft gehört zusätzlich die Vertretungsregelung in den Wochenplan und nicht in den Kopf der Chefin.