Offene Rechnungen eintreiben: ein Mahnwesen, das Kunden nicht vergrault

Kaum ein Thema wird im Kleinbetrieb so lange vor sich hergeschoben wie die offene Rechnung eines netten Kunden. Dabei entscheidet nicht die Härte über den Erfolg, sondern die Regelmäßigkeit.

Offene Rechnungen brauchen einen festen Ablauf

Wer jede Mahnung neu erfindet, mahnt irgendwann gar nicht mehr. Ein Ablauf mit drei Stufen genügt und läuft immer gleich: freundliche Erinnerung kurz nach Fälligkeit, klare zweite Mahnung mit neuem Zahlungsdatum, danach die Entscheidung über das weitere Vorgehen.

• Ein fester Wochentag für den Blick auf die offenen Posten
• Immer dieselben Textbausteine, angepasst nur beim Namen
• Jede Absprache am Telefon anschließend kurz per E-Mail bestätigen

Der Anruf schlägt den Brief

Die meisten Zahlungsverzögerungen sind keine Zahlungsverweigerungen. Die Rechnung liegt im falschen Stapel, die Buchhaltung wartet auf eine Freigabe, oder der Ansprechpartner war im Urlaub. Ein kurzer, sachlicher Anruf klärt das in zwei Minuten und beschädigt keine Beziehung.

Wer regelmäßig und ruhig nachfasst, gilt als ordentlich. Wer einmal im Quartal wütend wird, gilt als schwierig.

Vorbeugen ist billiger als eintreiben

Die meiste Arbeit sparen Sie, bevor die Rechnung entsteht. Klare Zahlungsziele im Angebot, Anzahlungen bei größeren Aufträgen, prüfbare Leistungsnachweise und eine Rechnung, die am Tag der Fertigstellung rausgeht und nicht drei Wochen später. Verspätete Rechnungen erziehen Kunden zu verspäteten Zahlungen.

Ein letzter Punkt betrifft die eigene Haltung: Eine bezahlte Rechnung ist keine Gefälligkeit des Kunden, sondern der vereinbarte Teil des Geschäfts. Betriebe, die das ruhig vertreten, verlieren dabei erfahrungsgemäß niemanden, den sie behalten wollten.

Wann externe Hilfe sinnvoll wird

Bleibt eine Forderung trotz aller Stufen offen, stehen das gerichtliche Mahnverfahren und der Weg über ein Inkassobüro oder die Rechtsberatung offen. Beides kostet Zeit und Gebühren, deshalb lohnt vorher der nüchterne Blick auf die Höhe der Forderung. Wichtig ist vor allem, dass eine Entscheidung fällt und die Rechnung nicht ein weiteres Jahr im Ordner altert.