Unterlagen aufbewahren: Ordnung im Betriebsarchiv ohne Aktenberge

Irgendwann steht in jedem Betrieb der Karton, in den alles wandert, was gerade keine Entscheidung wert ist. Zwei Jahre später sucht jemand darin eine Rechnung, und die halbe Belegschaft sucht mit.

Unterlagen sortieren nach Art, nicht nach Datum

Belege, Verträge, Personalunterlagen, Nachweise gegenüber Behörden und Korrespondenz haben unterschiedliche Fristen und unterschiedliche Leser. Wer sie zuerst nach Art trennt und erst danach nach Jahr, findet später ohne Nachdenken.

• Ein Ordner oder ein Ordnerpfad pro Unterlagenart
• Innerhalb der Art nach Jahr, nicht nach Kunde
• Dateinamen mit dem Datum am Anfang, damit die Sortierung von allein stimmt

Fristen klärt die Steuerberatung

Für Buchungsbelege, Verträge und steuerlich bedeutsame Unterlagen gelten in Deutschland gesetzliche Aufbewahrungspflichten, und sie fallen je nach Art der Unterlage unterschiedlich aus. Verlassen Sie sich hier nicht auf Halbwissen aus einem Forum: Welche Frist Ihren Betrieb betrifft, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung in einem Satz, und diese Auskunft ist die einzige, die im Zweifel trägt.

Eine Ablage ist gut, wenn eine Vertretung ohne Anruf findet, was sie sucht.

Digital ablegen heißt nicht doppelt ablegen

Der häufigste Fehler beim Umstieg: Es wird gescannt und trotzdem alles weiter in Papier geführt. Entscheiden Sie pro Unterlagenart, welche Fassung die maßgebliche ist, und halten Sie sich daran. Für die digitale Ablage gelten zusätzlich Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit, die Ihre Steuerberatung kennt.

Ein Nachmittag im Jahr genügt, um das laufende Jahr abzuschließen und das älteste auszusortieren. Wer diesen Nachmittag im Kalender stehen hat, braucht den Karton nicht mehr.

Der Ordner für den Notfall

Ein schmaler Ordner sammelt, was im Ernstfall sofort greifbar sein muss: Versicherungspolicen, Mietvertrag, Bankverbindungen, Vollmachten und die Kontaktdaten von Steuerberatung und Rechtsberatung. Er steht griffbereit, und eine zweite Person im Betrieb weiß, wo. Diese Vorsorge kostet einen Vormittag und ist bei Krankheit oder Ausfall die einzige, die dann noch zählt.